TITRE I: Généralités

 

Article 1: Objet - Champs d'application

 

Ce Règlement Intérieur a pour objet de compléter et préciser les statuts de l'Association Burkina Faso Internet Exchange Point (BFIX).

Il s'applique obligatoirement à l'ensemble des membres de l'association, ainsi qu'à chaque nouvel adhérent. Il est permanemment disponible au siège de l'Association et sur le site internet de l'association. Une copie doit être remise à chaque nouvel adhérent qui en fait la demande. Les dispositions du présent règlement intérieur doivent être interprétées à la lumière des statuts. En cas d'ambiguïté ou de contradiction, primauté est donnée aux dispositions des statuts.

 

TITRE II : CONDITION D'ADHESION

 

Article 2 : Adhésion de nouveaux membres

Peuvent adhérer à BFIX les entreprises de télécommunication, les fournisseurs d'accès internet, les fournisseurs ou producteurs de contenus, les organismes de recherche ou d'enseignement privés ou publics exerçant leurs activités au Burkina Faso et remplissant l'une des conditions suivantes :

  • exercer, à titre professionnel, des activités de télécommunications dans le respect des textes en vigueur en la matière au Burkina ;

  • être susceptible de produire ou de fournir des contenus et d'échanger du trafic internet.

Les conditions d'adhésion sont celles prévues à l'article 6 des statuts.

Article 3 : Cotisation annuelle

Les membres paient une cotisation annuelle fixée lors de l'Assemblé Générale.

Les cotisations d'un exercice donné sont à régler par les membres avant le 31 mars de l'année civile en cours.

Le versement de la cotisation doit être établi par chèque à l'ordre de BFIX ou par virement sur le compte bancaire du BFIX dès réception de la facture par le membre. Toute cotisation versée à BFIX est définitivement acquise. Aucun remboursement de cotisation ne peut être exigé en cas de démission, d'exclusion ou de faillite d'un membre en cours d'année.

Article 4 : Démission

Conformément aux dispositions des statuts, tout membre de BFIX peut démissionner à tout moment en adressant au préalable une notification au président du bureau par lettre transmise contre décharge.

 

Ce retrait prend effet trente (30) jours après la remise de la notification sans toutefois libérer le membre démissionnaire de ses obligations exigibles envers l'Association à la date d'effet de sa démission. Le membre démissionnaire ne peut prétendre à une quelconque indemnité.

 

TITRE III: ORGANISATION ET ATTRIBUTION

Article 5 : Assemblée Générale Ordinaire

1) Convocation

Conformément aux dispositions des statuts de BFIX, l'Assemblée Générale Ordinaire comprend tous les membres de BFIX et se réunit une fois par an sur convocation du Président, chaque fois que ce dernier le juge utile, ou chaque fois que la demande est faite par un tiers (1/3) au moins des adhérents.

L'Assemblée Générale Ordinaire comprend tous les membres de l'Association Elle décide de l'adhésion ou de l'exclusion des membres de l'Association, sur proposition du bureau Conseil d'Administration.

Les convocations sont faites au moins quinze jours à l'avance par lettre transmise contre décharge ou par courrier électronique indiquant l'ordre du jour.

2) Ordre du jour

L'ordre du jour de l'Assemblée Générale Ordinaire est arrêté par le Président du bureau Conseil d'Administration au moins quinze jours avant sa tenue et est transmise aux membres dans les mêmes délais.

Les membres peuvent soumettre au Président des questions à inclure dans l'ordre du jour cinq (5) jours après la réception de l'ordre du jour. Seules les questions inscrites à l'ordre du jour peuvent être valablement évoquées en Assemblée Générale, à l'exception de la révocation des dirigeants qui peut intervenir à tout moment.

3) Quorum

Les Assemblées Générales ne peuvent valablement délibérer que si le quorum des deux tiers des voix est atteint. Le quorum est calculé sur l'ensemble des voix détenues par la totalité des membres à jour de leurs obligations de BFIX.

Lorsque le quorum n'est pas atteint, il est procédé dans les huit (8) jours à une nouvelle convocation de l'Assemblée qui peut valablement délibérer si les membres présents, représentent au moins la moitié des membres de l'Association.

A la troisième convocation, il n'est fixé aucun quorum.

 

4) Décision

L'Assemblée Générale Ordinaire statue chaque année sur les comptes annuels et entend les rapports de gestion du bureau Conseil d'Administration. Elle approuve les comptes de l'exercice clos et délibère sur toutes les questions portées à l'ordre du jour.

Par consensus ou par vote, elle adopte le budget et donne quitus aux administrateurs de leur gestion. Conformément aux dispositions statutaires, pour être valables, les décisions de l'Assemblée Générale Ordinaire doivent être adoptées à la majorité simple des membres présents ou représentés et à jour de leurs obligations.

Article 6: Assemblée Générale Extraordinaire

1) Convocation

L'Assemblée Générale Extraordinaire peut être convoquée par le Président du bureau Conseil d'Administration à tout moment selon le besoin ou sur demande d'un quart des membres. La convocation est faite par envoi aux membres d'un avis de convocation et de l'ordre du jour au moins 15 jours avant la date prévue pour sa tenue. L'avis de convocation est fait par lettre transmise contre décharge ou par courrier électronique.

2) Décisions

Conformément aux dispositions des statuts, l'Assemblée Générale Extraordinaire a compétence pour décider :

  • des modifications des Statuts et du Règlement Intérieur;

  • de la dissolution de l'Association;

  • de la modification de l'adresse (physique ou postale) et / ou du transfert du siège en tout autre lieu au Burkina Faso ;

  • de tout autre sujet qui ne relève pas expressément de la compétence de l'Assemblée Générale Ordinaire.

3) Quorum

Pour être valables, les décisions de l'Assemblée Générale Extraordinaire doivent être prises à la majorité des deux tiers des voix des membres présents et à jours de leurs obligations.

TITRE IV : ATTRIBUTION DES ORGANES DIRIGEANTS

Article 7 : Le Conseil d'Administration

1) Désignation-Composition Le Conseil d'Administration est composé de cinq membres élus par Assemblée générale ordinaire.

Les premiers administrateurs sont désignés par les membres au cours de l'Assemblée Générale pour un mandat de trois (3) ans renouvelables.

En cas de vacances d'un poste d'administrateur, le conseil d'administration procède à la cooptation d'un administrateur pour la durée restante du mandat de l'administrateur démissionnaire ou déchu.

2) Attributions

Conformément aux dispositions des statuts de BFIX, le Conseil d'Administration est l'organe d'administration et de surveillance de BFIX chargé d'assurer le contrôle de son fonctionnement ainsi que la supervision de ses activités. A ce titre il :

  • se réunit deux fois par an, soit une fois au cours de chaque semestre civil. Toute réunion du Conseil d'Administration est convoquée sauf cas d'urgence au moins quinze (15) jours avant la date de tenue du Conseil. La Direction Exécutive entreprend sur les instructions du Président du Conseil d'Administration toutes les démarches nécessaires afin de s'assurer de la réception effective de la convocation par chaque membre du Conseil ;

  • soumet, pour approbation à l'Assemblée Générale, la politique générale, la stratégie et le plan d'action de BFIX;

  • propose à l'Assemblée Générale l'admission de nouveaux membres ou l'exclusion de membres existants;

  • propose à l'Assemblée Générale, si nécessaire, la dissolution de l'Association ;

  • soumet pour approbation à l'Assemblée Générale les amendements aux statuts et au règlement intérieur;

  • arrête les comptes, approuve le rapport annuel, le budget et les propositions de contribution en vue de les soumettre à l'Assemblée Générale ;

  • contrôle l'exécution du budget; veille à la mise en oeuvre de la stratégie de l'Association ;

  • peut constituer des Comités et des Groupes de Travail, donner des directives concernant leurs activités, examiner leurs résultats et prendre les décisions appropriées ;

  • confie des tâches à la Direction Exécutive et contrôle sa gestion ;

Les décisions du Conseil d'Administration sont consignées dans des procès-verbaux de réunions signés par le Président du Conseil d'Administration et le Secrétaire de séance. Ces procès-verbaux qui sont conservés au siège de BFIX, sont tenus à la disposition des membres de façon permanente.

 

3) Réunion-Décisions-Vote

Le Conseil d'Administration se réunit une fois au cours de chaque semestre civil sur convocation du Président ou à la demande d'un quart de ses membres. Les décisions sont prises à la majorité simple des voix. En cas de partage, la voix du Président est prépondérante.

Si le capital social d'une ou plusieurs sociétés membres de BFIX vient à être détenu majoritairement, directement ou indirectement, par une autre société membre, les sociétés concernées n'auront plus droit qu'à une seule voix au sein de BFIX.

 

 

 

ATTRIBUTIONS DU PRESIDENT DU BUREAU

Le Président :

  1. convoque et dirige les réunions du bureau du Conseil d’Administration

  2. promeut et représente les intérêts de l'Association ;

  3. entretient les relations avec toutes les organisations extérieures ;

  4. fait un rapport aux membres du Conseil d'Administration des actions accomplies pour représenter les intérêts de l'Association ;

  5. este en justice au nom de l'Association;

  6. signe tous les actes qui engagent l'Association ou, en cas d'empêchement, désigne à cet effet un Administrateur ;

  7. oriente les activités du Siège ;

  8. contresigne les chèques avec le Directeur Exécutif;

  9. convoque les réunions du Conseil d'Administration et de l'Assemblée Générale.

En cas de vacance de la Présidence du bureau du Conseil d'Administration pour quelque cause que ce soit, en cours de mandat, le bureau Conseil d'Administration devra pourvoir le poste vacant à sa plus proche réunion, pour la durée du mandat restant à courir. Dans l'attente de la tenue de cette réunion, le Directeur Exécutif assurera l'intérim du Président.

ATTRIBUTION DU Secrétaire Général :

Le secrétaire Général est chargé de :

  • Assurer le secrétariat de l'association en étroite collaboration avec le (la) président (e);

  • Tenir la documentation et les archives de l'association ;

  • Assure la gestion des ressources humaines de l'association ;

  • Rédiger et soumettre le projet de programme d'activité ainsi que le rapport annuel d'activités de l'association aux autres membres du Bureau;

  • Rédiger les projets du dispositif du suivi-évaluation dans le cadre de la mise en cuvre du programme d'activités de l'association ;

  • Cosigner au besoin avec le (la) Président (e) et le (la) trésorier les documents comptables et financiers ;

  • Assurer le secrétariat de toutes les réunions convoquées par le Bureau de l'association et toutes les rencontres auxquelles participe l'association ;

  • Charger de la rédaction des procès-verbaux, comptes rendus et correspondances ;

  • Remplacer le lla président (e) en cas d'empêchement ;

  • Rechercher des partenariats extérieurs pour le développement des activités de l'association.

 

ATTRIBUTION DU TRESORIER

Le trésorier veille à la bonne gestion administrative, financière et comptable des fonds mis à la disposition de l'association et de ce fait avec les autres administrateurs à une bonne allocation de des ressources de l'association. Il est chargée de :

  • D'être responsable des biens mobiliers et immobiliers de l'association ;

  • Participer à la préparation budgétaire des plans annuels d'activités, et

  • assurer pour le compte du bureau la gestion des fonds de l'association ;

  • réparer les rapports financiers et signe conjointement avec le président ou le Secrétaire General les actes bancaires ;

  • Tenir le Bureau informé de tous les actes par lui accomplis ;

  • Tenir toutes les pièces justificatives à la disposition des partenaires financiers de l'association.

  • Tenir les documents comptables (cahiers de cotisations, cahiers de caisse et de banque, des journaux de caisses et de banque,) ;

  • Proposer des initiatives pour mieux utiliser les ressources financières et rentabiliser les activités ;

  • Cosigner avec les mandataires concernés pour l'ouverture de compte bancaire et pour tout décaissement de fonds ;

Partager ses responsabilités avec son adjoint (e) qui la remplace en cas d'absence.

Article 10: La Direction Exécutive

Conformément aux statuts, la Direction exécutive est assurée par le directeur Exécutif qui est chargé de définir les profils de poste et recruter le personnel nécessaire au fonctionnement du BFIX après validation du conseil d'administration.

La Direction exécutive est l'organe exécutif et opérationnel du BFIX. Le Directeur Exécutif est désigné par le Conseil d'Administration pour un mandat de trois (3) ans renouvelables.

Le Conseil d'Administration peut aussi procéder au recrutement du Directeur Exécutif par appel à candidature.

Le Directeur exécutif assure le secrétariat de BFIX. A ce titre, il assiste aux délibérations

Le consseil d'Administration et des Assemblées Générales avec voix consultative.

Par ailleurs, le Directeur exécutif est chargé des fonctions suivantes :

  • exécuter les décisions du conseil d'administration ;

  • élaborer et soumettre au conseil d'administration, les conditions d'offres de services de BFIX ;

  • définir les modalités de conclusion des contrats de peering; veiller à l'exécution des décisions de l'Assemblée Générale ;

  • préparer les délibérations du Conseil d'Administration ;

  • assister le Président du Conseil d'Administration;

  • planifier les activités annuelles de BFIX;

  • rédiger et soumettre au Conseil d'Administration les procédures de la Direction Exécutive ;

  • préparer les arrêtés de comptes à soumettre au Conseil d'Administration ;

  • préparer le projet de budget de l'association ;

  • exécuter le budget approuvé par le Conseil d'Administration;

  • promouvoir l'association et susciter l'adhésion de nouveaux membres.

 

TITRE V : LES MEMBRES

Article 8 : Catégories de membres

Conformément aux statuts, deux catégories de membres composent l'association :

  • les membres fondateurs ;

  • les membres associés.

 

 

 

Articles 9: Obligations des membres

L'adhésion à BFIX emporte pleine et entière acceptation des statuts et du présent règlement intérieur.

Le non-respect de ces dispositions peut conduire à l'exclusion.

Les principales obligations des membres sont le paiement dans les délais :

  • des droits d'adhésion ;

  • de la cotisation annuelle des membres ;

  • des droits de peering.

 

TITRE VI : ORGANISATION DES ACTIVITES

Article 10 : Déroulement des activités

Les activités se déroulent conformément au plan d'action établi par le Directeur Exécutif et validé par le Conseil d'Administration,

 

Article 11 : Création de Commissions

Lorsqu'une question d'intérêt général nécessite une étude ou des recherches, le Directeur Exécutif peut proposer la mise en place de commissions y dédiées.

La création d'une commission doit être approuvée par le Conseil d'Administration. Chaque commission peut se doter d'un règlement intérieur organisant la pratique de ses activités

 

TITRE VII : CHARTE DES MEMBRES

Article 12: Conditions d'accès aux services de BFIX

L'accès aux services de BFIX est régi par les conditions générales d'accès aux services élaborés par le Directeur exécutif, approuvées par le Conseil d'Administration

Ces conditions générales doivent assurer un régime préférentiel d'accès aux produits et services de BFIX pour les membres et définir un régime différencié pour les non-membres.

 

Article 13: Conclusion des contrats de peering

Chaque membre et chaque usager de BFIX concluent avec celui-ci un contrat de peering pour l'échange de trafic internet. Les modalités de conclusion (modèle de contrat, procédures de conclusion, délais de mise en œuvre) sont précisées par le Directeur Exécutif et adoptées par le Conseil d'Administration

Article 14 : Interdictions

Il est interdit à tout membre de l'Association de :

  • faire une communication publique ou rencontrer une autorité publique au nom de l'association sans y avoir été spécialement mandaté ;

  • utiliser ses noms ou ses marques dans les activités de l'association ;

  • utiliser le nom et ou les signes distinctifs de l'association dans le cadre de ses activités.

Article 15 : Sanctions disciplinaires

1) Pénalité

Le défaut de paiement des cotisations dans les délais fixés à l'article 5 ci-dessus pourra être sanctionné par le Conseil d'Administration par l'application d'une pénalité de 10% à compter d'un mois de retard à l'expiration de la mise en demeure.

2) Exclusion

Selon la procédure définie par les statuts, la qualité de membre de BFIX peut également se perdre par décision d'exclusion prise par l'Assemblée Générale pour :

  • non-respect des Statut et/ou du Règlement Intérieur ;

  • non-paiement des cotisations et versements décidés par le Conseil d'Administration suite à une mise en demeure de deux mois restée sans effet;

  • motif grave portant préjudice moral ou matériel à l'association, le membre concerné ayant été préalablement invité à fournir des explications écrites.

Tout fait de nature à provoquer l'exclusion d'un membre doit être portée à la connaissance du Conseil d'Administration qui procède à une enquête et entend les explications de l'intéressé.

Si les faits sont avérés, la décision d'exclusion lui est notifiée sous huitaine par lettre transmise contre décharge.

Le membre ainsi exclu est immédiatement déconnecté des services de BFIX.

 

TITRE VIII : REGLEMENTATION FINANCIERE

Article 16 : Modalités d'engagement des dépenses

Le Directeur Exécutif peut librement effectuer pour le compte de BFIX toutes les dépenses utiles à la réalisation de l'objet de celle-ci.

Toutefois, il devra rédiger et soumettre à l'approbation du Conseil d'Administration, un manuel de procédure définissant les conditions et les modalités d'engagement des dépenses.

Article 17 : Modalités de remboursement des frais

Les frais justifiés par l'activité réelle des personnes, dûment missionnées par BFIX sont remboursés sur présentation de pièces justificatives.

Les remboursements des produits et services payés pour le compte de BFIX se feront conformément aux dispositions du manuel de procédure susvisé.

 

TITRE VIII : DISPOSITIONS FINALES

Article 18 : Modification du règlement intérieur

Le règlement intérieur de BFIX est établi par décision de l'Assemblée Générale conformément aux dispositions des statuts.

Il peut être modifié par l'Assemblée Générale Extraordinaire sur proposition du bureau du Conseil d'Administration.

Les propositions de modifications doivent parvenir au Bureau exécutif au moins deux (02) semaines avant la date de l'Assemblée qui les étudie et les soumet aux membres.

La décision de modification est prise à la majorité des 2/3 des membres présents.

 

 

Article 19

Le bureau veille à l'application stricte du présent Règlement intérieur qui entre en vigueur pour compter de la date de son adoption par l'Assemblée générale.

Article 20

Les cas non prévus par le présent Règlement intérieur, pour être pris en compte, doivent faire l'objet d'une étude minutieuse par le Bureau qui les soumet à l'Assemblée générale pour adoption ou décision.